El stack de automatización para una empresa de 10 personas (coste real: €47/mes)

Hay una fantasía común sobre la automatización de procesos: que es cara, que requiere programadores, y que es cosa de empresas grandes. Llevo años desmontando esa fantasía en cliente tras cliente.

La semana pasada calculé el coste del conjunto de herramientas de automatización que he configurado para un cliente de 8 personas en el sector servicios. El total: €47 al mes. El tiempo que le ahorran al equipo, según lo que él mismo mide: alrededor de 40 horas al mes.

40 horas × €20/hora de coste de personal = €800 de valor mensual. Por €47. Es su caso, no una promesa: el número depende por completo de cuántas veces al mes se repita cada proceso en tu empresa.

Este artículo es ese montaje, explicado pieza por pieza. Los precios son los que estaban publicados cuando lo escribí; confírmalos antes de hacer tus cuentas, porque en este sector cambian cada pocos meses.

El principio que lo ordena todo

Antes de hablar de herramientas, el principio: automatiza primero lo que duele más, no lo que parece más interesante tecnológicamente.

El proceso más aburrido que se repite 50 veces al mes deja más que el proceso sofisticado que ocurre dos veces al trimestre. Las automatizaciones que más valor generan suelen ser las más simples: mover un dato de A a B, mandar un correo cuando pasa X, crear una tarea cuando llega Y. La lista corta de candidatos habituales está en los cinco procesos que toda pyme debería automatizar.

Con ese criterio, el inventario de procesos candidatos en una empresa de 10 personas suele dar esto:

• Notificaciones internas cuando llega una solicitud nueva
• Seguimiento de clientes (recordatorios, emails de seguimiento)
• Resumen y distribución de información de reuniones
• Creación de tareas desde emails o formularios
• Informes recurrentes con datos que ya están en otras herramientas
• Onboarding de nuevos clientes (documentos, accesos, bienvenida)

Las herramientas del stack

Make — el motor de automatización (€16/mes)

Make (antes Integromat) es donde viven la mayoría de las automatizaciones. Conecta aplicaciones sin escribir código y permite construir flujos con condiciones, tratamiento de datos y varios pasos encadenados.

El plan de entrada cubre lo básico; el siguiente escalón, en torno a €16/mes, amplía el número de operaciones mensuales y desbloquea funciones que merece la pena tener desde el principio. Revisa los límites vigentes en su web: es la parte que Make ajusta con más frecuencia.

Lo que automatiza en el stack:

• Cuando llega un formulario de contacto → crear contacto en CRM + notificar en Slack + crear tarea de seguimiento en ClickUp
• Cuando se cierra una venta → crear proyecto en ClickUp + enviar email de bienvenida al cliente + crear carpeta en Google Drive
• Cada lunes a las 9:00 → revisar CRM y enviar email interno con los prospectos sin seguimiento en los últimos 7 días

HubSpot CRM gratuito — la base de datos de contactos (€0)

El CRM gratuito de HubSpot hace lo que una empresa de 10 personas necesita: gestión de contactos, embudo de ventas visual, seguimiento de correos y recordatorios.

Es gratuito sin límite de tiempo para lo básico. Lo avanzado (secuencias de correo, informes a medida, puntuación de contactos) exige plan de pago. Dónde está exactamente cada frontera lo desglosé en qué incluye realmente el HubSpot gratuito. Para empezar, con el gratuito sobra.

Por qué HubSpot y no otro: El plan gratuito es genuinamente bueno y la integración con Make es nativa. No todas las alternativas gratuitas tienen integraciones tan fáciles de configurar.

Brevo (antes SendinBlue) — email marketing y automatización básica (€0-19/mes)

Para una empresa de 10 personas con lista de contactos pequeña, el plan gratuito de Brevo (hasta 300 emails/día, contactos ilimitados) es suficiente para empezar.

Lo que hace en el stack:

• Secuencias de bienvenida para clientes nuevos (se disparan desde Make cuando se cierra una venta)
• Boletín mensual con novedades o contenido útil
• Correos de seguimiento automáticos para prospectos parados en una etapa concreta del embudo

Si el volumen crece, el plan Starter (€19/mes) elimina el límite diario de envíos.

tl;dv — resumen de reuniones (€0)

El plan gratuito de tl;dv graba y transcribe reuniones de Google Meet y Zoom. El límite es el número de reuniones grabadas, que para una empresa de 10 personas en el uso inicial suele ser suficiente.

Lo que hace en el stack:

• Al terminar una reunión con cliente → transcripción automática disponible → Make la detecta → Claude la resume → el resumen se publica en el canal de Slack del proyecto

Este flujo concreto (tl;dv + Make + la API de Claude + Slack) es de los más valorados por los clientes que lo tienen: después de cada reunión, el resumen con las tareas pendientes aparece solo en el canal sin que nadie escriba nada.

Nota: La integración con Claude API tiene un coste variable (~€0,50-2 por resumen según la duración de la reunión). Para 20 reuniones al mes, es €10-40 adicionales.

ClickUp — gestión de tareas y proyectos (€0)

ClickUp tiene un plan gratuito funcional para equipos pequeños. Lo que hace en el stack: es el destino donde se crean las tareas automáticamente desde Make.

Alternativa: Notion (también gratuito hasta cierto punto), Asana (gratuito hasta 15 usuarios), o Trello (gratuito con limitaciones). La elección depende de qué usa ya el equipo.

Claude API — el cerebro de los flujos complejos (~€10-30/mes)

Para los flujos que requieren razonamiento (resumir reuniones, clasificar emails, generar borradores de respuesta), Make llama a la API de Claude directamente. El coste es por uso — aproximadamente €0,015 por cada 1.000 palabras procesadas.

Para un uso moderado (resumir 20 reuniones + clasificar 200 emails al mes), el coste es €10-30 mensuales.

Alternativa más barata: Usar ChatGPT API de OpenAI, con coste similar o ligeramente inferior.

El total del stack

Los flujos que implementaría primero

Si empezara desde cero, este sería el orden de implementación:

Semana 1 — el más fácil y más visible: formulario de contacto → CRM + Slack + tarea de seguimiento. Resultado inmediato: no se pierde ninguna consulta, el equipo se entera al instante, y la tarea de seguimiento existe sin que nadie la cree.

Semana 2 — el que más tiempo ahorra: resumen automático de reuniones. Una vez configurado, funciona solo. El equipo deja de tomar notas y empieza a estar de verdad en las reuniones.

Semana 3 — el que más cambia la experiencia del cliente: la secuencia de bienvenida. Cuando se cierra una venta, el cliente recibe en las siguientes 72 horas una entrada ordenada con la información que necesita, sin que nadie la escriba a mano cada vez. El detalle de cómo montarla está en automatizar la incorporación de clientes.

Mes 2 en adelante — seguimiento de prospectos: revisar el CRM cada lunes y avisar de quién lleva más de 7 días sin contacto. El equipo deja de depender de la memoria.

Lo que no automatizaría todavía

Las empresas que empiezan con automatización a veces intentan automatizar demasiado de golpe. Cosas que prefiero dejar con humano al principio:

• La primera respuesta a una consulta nueva. El tiempo de respuesta importa (menos de dos horas, idealmente), pero ese primer contacto tiene que ser humano. La automatización avisa al equipo; no sustituye la conversación.
• La gestión de reclamaciones. Automatizar el acuse de recibo y la apertura del caso, sí. La respuesta, no.
• Cualquier proceso que todavía no está estandarizado. Si cambia cada vez según el contexto, automatizarlo antes de ordenarlo solo automatiza el caos. Primero toca documentar los procesos, y después conectarlos.

Nada de lo que he descrito aquí exige un programador. Make tiene su curva de aprendizaje, pero hay tutoriales para cada conector. La configuración inicial son entre 8 y 20 horas según lo complejos que sean los flujos — y eso es lo que casi nunca aparece en las cuentas de retorno que circulan por ahí. Después, funciona solo.